理事会、自治会、PTA会合、商談などの時短と効率アップを実現
打ち合わせの「日時」を「期間」に変えて3密を回避する
「リモ・アーボ(remo-EarVo)」
12月1日より正式サービスイン
ラージヒル社は2020年12月1日より、企業や団体で定期会合を主催する方に向けて、簡単設定ですぐに「会合専用ルーム」を開設でき、参加者は開催期間中の好きなときに何度でもチャット形式の意見交換、投票やアンケート回答を可能とし、打ち合わせの結果は「協議録」として自動清書・出力できる新サービス「リモ・アーボ(remo-EarVo)」の提供を正式に開始します。これに伴い、「【キャンセル無料】リモ・アーボ 先行予約お申込みキャンペーン」の受付期間を、本年11月25日まで延長します。
「With コロナ社会」で新たに生じた、「リモート会合のお困りごと」とは？
「３密」を避け、「新しい生活様式」を推進するよう社会変革が急がれる中、公的な会合や打ち合わせの主催者や参加者には、「開催日時の調整難航」や「リモート参加の不便・トラブル」といった課題や困難が生じています。
「会合専用ルーム」で、あらゆる打ち合わせの「日時」を「期間」に変える
当社の新サービス「リモ・アーボ」では、打ち合わせに応じて開催期間を定めたネット上の「会合専用ルーム」を、誰でも簡単に開設できるようにしました。
「会合専用ルーム」とは、チャット形式で意見交換や投票ができる、会合参加者専用Webサイトです。テレビ会議に比べて通信の負荷が低く、マイク・カメラなど機器の事前設定も不要。SNS等で多くの人になじみのある方法なので、参加者も安心して参加できます。
また、参加者は開催期間中、専用ルームにいつでも好きなときに何度でも入退室ができるため、打ち合わせ日時に予定をしばられなくて済みます。通勤中や就寝前など、いつでも好きな場所から打ち合わせに参加できるため、実在の会議室や集会室への「密集」や「密接」を避けた打ち合わせが可能となり、参加者どうしの心理的な負担を下げることができます。
自動清書・出力の「協議録」を使って、テレビ会議や直接対面打ち合わせを「時短」する
リモ・アーボでは、専用ルームでの打ち合わせ内容を、打ち合わせの主催者が好きなときに「協議録」として出力できます。
「協議録」には、会議タイトル・開催期間・参加者一覧や、議題ごとに協議された内容が整理されて記載されます。印刷・画面共有のどちらもしやすい形式に、リモ・アーボが自動で清書してファイル出力。対面打ち合わせを実施する場合でも、SNSのグループチャット等に比べて対面参加者が協議録を読んで理解しやすく、議事進行がスムーズに進むため、対面打ち合わせ時間を短縮できます。
また、リモ・アーボの協議録は公的な会合での配付資料や議事録にもそのまま利用できるため、チャット内容を編集し直す手間が省け、準備やまとめの時間を大幅に削減できます。
リモートのみで打ち合わせを完結するのが難しい会合でも、リモ・アーボの協議録とテレビ会議を組み合わせることにより、対面打ち合わせ時間を大幅に短縮することが可能です。
「会合専用ルーム」を 入退室自由／参加証必須 のどちらにするか主催者が選べる
リモ・アーボで打ち合わせを開催する主催者は、専用ルームへの入退室について、目的に応じて以下の２つから選ぶことができます。
◆入退室自由◆
連絡先をお互いに知っているときは、参加者のユーザー登録は不要です。
主催者から参加リンクをメール等で受け取った参加者は、開催期間中、参加リンクから専用ルームに自由に入退室できます。
不定期に実施する企業の会議、商談や取材などの目的で、参加してほしい相手先のメールアドレスやSNSアカウントを把握している場合には、お手軽にネット打ち合わせを始めることができます。
ネット打ち合わせをお手軽に始められます。
連絡先をお互いに知っているときは参加者のユーザ登録不要
・主催者から参加者へ参加リンクをメールで直接連絡
・参加リンクを受け取った人は開催期間中、自由に入退室できる
◆参加証必須◆
主催者から事前に渡された「参加証」を持つ人だけが、専用ルー主催者から事前に渡された「参加証」を持つ人だけが、専用ルームに入退室できます。
参加者がリモ・アーボにユーザー登録を行った後、主催者から印刷物等で渡された「参加証」の有効化キーを所定画面で入力すると、主催者から「参加証」が発行されます。
主催者が専用ルームで打ち合わせを開催すると、参加証をもつ参加者にはリモ・アーボからメールで開催通知が届きます。
連絡先（メールアドレス）はリモ・アーボが厳密に管理し、主催者や他の参加者には非開示のため、連絡先を交換しなくても打ち合わせに参加できるので、第三者に連絡先が漏れるなどの心配がなく安心して参加できます。
また、参加証１枚につき参加者を１名に限定できるので、投票や決議などを伴うマンション管理組合理事会などの公的会合でも、リモ・アーボを活用することが可能です。
連絡先を交換しなくてもネットで参加できます。
「参加証」を持っている人は入退室OK。連絡先は参加者や主催者にも非開示
・リモ・アーボにメールアドレス登録すると「参加証」が発行される
・主催者は打ち合わせ専用ルームごとに入退室OKとする「参加証」を指定
・指定された「参加証」を持つ人だけが参加できる
・対象者には打ち合わせの開催連絡がリモ・アーボからメールで届く
ご提供ラインナップ・価格表について
当サービスは、Webブラウザ上で動作するクラウド型サービスとして提供されるため、主催者・参加者ともにアプリのインストール作業は不要。ご自身のメールアドレスを用いた簡単な主催者登録によって、だれでもすぐにリモ・アーボ上に「会合専用ルーム」を作成し、参加者にメール・SNSなどで開催案内を送ることができます。
主要な機能を取り揃えた「リモ・アーボ[ライト]」は無料でご提供。その他、便利な拡張機能を備える[スタンダード]、[プロ]、[エンタープライズ]は、有料にてご提供します。
機能概要、ご提供プラン、ご利用料金については以下の公式サイトをご確認ください。
開発全面協力の大和ライフネクスト社、リモ・アーボ[エンタープライズ]の導入を決定
当サービスの企画・開発に全面協力した大和ライフネクスト社は、リモ・アーボ[エンタープライズ]の導入契約を当社と正式に締結しました。大和ライフネクスト社は、取引先管理組合に対して、準備が整い次第、当サービスのご案内を順次開始する予定です。
試験導入したマンション管理組合（全850戸）では「フル・リモート理事会」を実現
「シティタワーズ豊洲ザ・シンボル 管理組合」（東京都江東区、総戸数850戸）は、2020年3月度より当サービスの試験導入を実施。当サービスによる事前協議、本会合でのリモート会議ツールの活用を通じ、フル・リモート理事会を実現しました。 当サービスを利用した感想について、当管理組合理事長の木全（きまた）様は次のように述べています。
私たちの理事会では、議案の事前収集や共有に安価なグループウェアを利用していましたが、議論を重ね議事録を作るのには不向きでした。リモ・アーボは、案件ごとに自分の意見を事前表明・投票し、最後に記録として出力できる点に魅力を感じました。利用してみたところ、新型コロナで集まれなくなったにも関わらず、今まで同様に各案件を前に進めることができました。
今では、リモ・アーボで事前協議し、本会議はリモート会議ツールで顔を合わせて議論しつつ、リモ・アーボで賛否投票して決議、という形で利用しています。
『集まらなくても進められる』が実現できたことに、当サービスの大きな効用を感じています。
大和ライフネクスト株式会社について
大和ライフネクスト株式会社(本社：東京都港区、代表取締役社長：石﨑 順子)
https://www.daiwalifenext.co.jp/
「リモ・アーボ」ニュース・リリース（2020年7月7日発表）
https://www.daiwalifenext.co.jp/contents_data/news/121/pdf1.pdf
「Web理事会サービス®」について
https://www.daiwalifenext.co.jp/contents_data/news/54/pdf1.pdf
「Web理事会サービス®」は大和ライフネクスト株式会社の登録商標です。
